Cuộc sống agency

TỔ CHỨC SỰ KIỆN – NGHỀ CẦN KỸ NĂNG “ĐA CHIỀU”

“Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng…”, ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Cty Lê Bros, phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

“Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng…”, ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Cty Lê Bros, phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Chi 15 tỷ USD mỗi năm

Theo bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei, tổ chức sự kiện (event) là việc “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm thông qua những sự kiện. Còn bà Vũ Hoài Thu, Trưởng Nhóm phụ trách Khách hàng, Công ty Truyền thông T&A, cho rằng đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp…

Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam và những năm gần đây đang phát triển với tốc độ hết sức nhanh chóng.

Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỷ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỷ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành… Như vậy cũng đủ thấy rõ tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Vậy, như thế nào được coi là một chuyên viên tổ chức sự kiện?

“Nghệ nhân ghép hình”

“Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, nhưng tôi lại không nghĩ vậy”, ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm CEO Công ty Lê Bros, một trong những công ty tổ chức sự kiện lâu năm và có uy tín tại Việt Nam khẳng định. “Trải qua khoảng 10 năm lăn lộn với công việc này, tôi mới tự đúc rút lại rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp. Còn sự sáng tạo đương nhiên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề này, nhưng tôi chỉ xếp ở vị trí thứ 2”.

Với ông Vinh, công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

to-chuc-su-kien-ccevents7

Ông Vinh ví dụ: bình thường với người lễ tân của mỗi sự kiện, yêu cầu chỉ cần cao ráo, xinh đẹp và biết nói năng một chút. Nhưng nếu chuyên nghiệp hơn, người ta sẽ phải để ý xem cô Y. nên mặc gì, cách nói ra sao, điệu chào, cách bắt tay như thế nào cho phù hợp với từng sự kiện… Ngoài ra, một người làm tổ chức sự kiện giỏi cũng không thể thiếu những tố chất: năng động, kiên nhẫn, quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và sự đam mê.

Bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei cùng chung quan điểm và bổ sung thêm: Một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Họ cần phải có “cái đầu, đôi tay, đôi vai và trái tim”. Cái đầu để có thể hoạch định, sắp đặt công việc hiệu quả. Có đôi tay sẽ làm được nhiều công việc. Đôi vai để gánh vác áp lực công việc và đặc biệt, với trái tim nhiệt tình, bạn mới tận tụy với công việc của mình.

Tự học từ thực tiễn

Theo nhận định bà Hoài Thu, hiện nay thị trường dịch vụ này đang nở rộ tuy nhiên có khá nhiều công ty hoạt động manh mún và thiếu chuyên nghiệp. Những sự kiện lớn hoặc có tính chất quan trọng, khách hàng chỉ tin tưởng giao phó cho những công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, có khả năng phân tích hiệu quả của event để tiếp cận độc đáo nhất đến khách hàng. Tuy nhiên, nhân sự tốt cho lĩnh vực này còn chưa nhiều. Cần thêm thời gian để hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty event Việt Nam đi vào chiều sâu và chuyên nghiệp hơn.

Nguyên nhân của tình trạng trên, theo ông Vinh, một phần do lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay chưa hề có những trường lớp đào tạo bài bản, chính quy mà “học từ những thành bại của mỗi event và từ chính những đòi hỏi của khách hàng”.

Nguồn: tuyensinh.tuoitre.vn

HÃY TRỞ THÀNH MỘT EVENT PLANNER XUẤT SẮC

Không thể phủ nhận rằng nghề tổ chức sự kiện – Event Planner là một công việc tuyệt vời. Ngoài việc là người đứng sau và tạo ra những khoảnh khắc tuyệt vời trên sân khấu, các Event Planner còn được cùng lúc trải nghiệm rất nhiều nghề nghiệp khác nhau trong quá trình làm việc.

Một Event Planner giỏi sẽ luôn chuyên tâm với công việc, có khả năng tập trung cao độ, kỹ năng đàm phán xuất sắc và tinh thần sáng tạo bất diệt. Tuy nhiên, với những con người đã trót yêu nghề sự kiện, chỉ một từ “giỏi” sẽ không bao giờ làm họ thỏa mãn. Họ muốn trở nên xuất sắc.

Làm thế nào để hiện thực hóa mục tiêu đó?

Không quan trọng bạn hiện đang ở nấc thang nào trong sự nghiệp: Có thể bạn là người chưa có kinh nghiệm và mới chỉ phụ trách vai trò Event Planner lần đầu tiên hay bạn đã là một tay lão luyện đang chuyển đổi từ làm việc cho các agency ra làm freelance, hoặc bạn muốn đạt đến giới hạn nghề nghiệp cao nhất của mình. Tất cả những điều đó  chỉ có được khi bạn trưởng thành hơn trong nghề và quyết tâm để trở thành một Event Planner xuất sắc.

Dưới đây sẽ là những điều bạn hoàn toàn có thể trang bị được cho mình để tiến xa hơn trong nghề tổ chức sự kiện.

  1. Sẵn sàng học hỏi

Điều đầu tiên và cũng là quan trọng nhất bạn nên làm để tiến bộ hơn mỗi ngày làtinh thần sẵn sàng học hỏi. Đừng xem nhẹ điều này. Không quan trọng bạn đang làm ở vị trí nào, một trái tim và khối óc rộng mở sẽ là chìa khóa để bạn mở cánh cửa tiếp theo trên con đường sự nghiệp của mình.

Công việc của một Event Planner đặc biệt liên quan đến công nghệ, với những ứng dụng thay đổi hàng ngày, hàng giờ. Các Event Planner chỉ kiên quyết làm mọi thứ theo cách của mình, trái ngược với thái độ luôn cố tìm ra cách làm TỐT NHẤT trong mọi việc sẽ sớm bị tụt hậu và gạt ra bên lề cuộc chơi.

Luôn có rất nhiều điều để học hỏi trong ngành công nghiệp này và không phải việc giỏi mọi kỹ năng sẽ tự động biến bạn trở thành một #eventprof. Điều này dẫn chúng ta đến với điều số 2:

  1. Đa dạng hóa kỹ năng và kiến thức

Điều này sẽ còn được nhắc lại rất nhiều lần: Event Planner phải là người diễn được nhiều vai khác nhau. Chúng ta được yêu cầu phải là chuyên gia trong rất nhiều lĩnh vực, và phải có kiến thức trong gần như tất cả mọi thứ. Chính vì đặc điểm này, sẽ không có kiến thức hoặc kỹ năng nào ở trình độ master mà bạn không thể sở hữu khi đã là một Event Planner. Biết càng nhiều thứ, bạn sẽ càng vững vàng trong mọi việc. Chẳng có thông tin nào là vô ích. Nếu bạn yêu thích truyện tranh hay hiểu biết rất nhiều về san hô, chúng có thể giúp bạn tạo ra những kiểu trang trí độc đáo hơn bất cứ ai khác trong sự kiện. Càng hiểu biết và sở thích cá nhân càng đa dạng, bạn càng có nhiều điều có thể gợi cảm hứng để sáng tạo ra những sự kiện đặc biệt và đáng nhớ.

Tương tự, chẳng có bất cứ kỹ năng nào không dùng được ở chương trình này hay chương trình khác. Bạn là một tay nhiếp ảnh? Bạn yêu thích trang trí hoa? Khả năng nói chuyện với đám đông cực tốt? Tự lập được website cá nhân? Khả năng ứng biến rất giỏi? Hãy đem tất cả những kỹ năng đó ứng dụng vào công việc và hãy mài giũa để chúng ngày càng trở nên đặc biệt hơn. Chẳng cần chịu áp lực từ bất kế hoạch nào mà chỉ làm việc bằng niềm yêu thích sẽ là cách thú vị nhất để bạn tự nâng level cho chính mình trong công việc.

  1. Mọi sự kiện luôn cần đến sự an toàn

Một Event Planner giỏi sẽ là người có khả năng quản trị rủi ro cực tốt. Trong thực tế, nếu một Event Planner không coi quản trị rủi ro là phần căng thẳng nhất trong quá trình làm việc thì sẽ không bao giờ họ triển khai công việc được một cách suôn sẻ. Rất nhiều người đồng ý với quan điểm đó. Quản trị rủi ro và đảm bảo an toàn cho các sự kiện là loại kinh nghiệm làm việc mà khán giả không bao giờ nhìn thấy chúng hiển hiện trên sân khấu nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần của toàn bộ sự kiện.

Chuyên gia tổ chức sự kiện xuất sắc sẽ dành khá nhiều thời gian để đảm bảo sự kiện được diễn ra an toàn nhất có thể. Nếu bạn muốn tăng level, hãy đặc biệt chú ý đến yếu tố này. Địa điểm tổ chức có gì cần lưu ý hay không? Các rủi ro về thời tiết? Độ tuổi và đặc điểm nhân khẩu chung của các khách mời tham gia sự kiện? Các giải pháp cho những vấn đề trên? Hãy tìm cách giải quyết cho mọi tình huống giả định, đồng thời đảm bảo bạn có thể hợp tác hiệu quả với các đơn vị an ninh, y tế, v.v… để khách mời cảm thấy thoải mái nhất thay vì lo sợ về bất cứ  rủi ro nào trong sự kiện. Cần đảm bảo an toàn từ quá trình trang trí, lắp đặt, phục vụ khách cho đến khi chương trình diễn ra. Chỉ cần một tai nạn nhỏ hoặc một vụ kiện, một giấy phép không hợp lệ, v.v…. đều có khả năng làm hỏng chương trình của bạn. Hãy luôn hiểu luật và chuẩn bị cho một sự kiện an toàn trước khi muốn nó ghi được những dấu ấn đặc biệt.

  1. Có những đồng đội đúng nghĩa là đồng đội

to-chuc-su-kien-ccevents4Có một “team chuẩn” chính là phép màu cho mọi sự kiện. Hãy luôn đảm bảo bạn có những đồng đội thực sự xung quanh mình – những con người chuyên tâm, sáng tạo và có chung niềm đam mê công việc với bạn. Đội nhóm là năng lượng dự trữ của bạn. Họ cần chia sẻ được với bạn về tầm nhìn và giá trị của công việc trong khi đảm trách những đầu việc khác nhau và góp phần gia tăng hiệu quả công việc chung.

Nếu muốn tiến xa hơn trong nghề, hãy đảm bảo bạn có những cộng sự đúng nghĩa. Hãy đầu tư cho mối quan hệ với họ và đầu tư cho chính bản thân mình. Hãy luôn giữ cho team có được tinh thần học hỏi và sự gắn kết trong quá trình làm nghề. Hãy tham gia các sự kiện cùng nhau. Nếu các bạn không làm việc cùng một nơi, hãy thể hiện cho các cộng sự biết họ quan trọng với bạn như thế nào và giữ họ ở bên cạnh mình.

Nghề sự kiện luôn luôn biến đổi và người Event Manager tốt nhất sẽ luôn hiểu rằng họ là một phần của đội nhóm, họ tin tưởng vào quan điểm các đội nhóm đúng nghĩa sẽ có tính chất quyết định trong những thành công của họ.

  1. Bắt đầu viết blog

Blog là một trong những cách để bạn trưởng thành hơn trong nghề sự kiện. Bạn có thể tự viết blog hoặc trích dẫn lại những bài viết yêu thích của mình. Mỗi bài viết luôn đòi hỏi phải có sự tìm tòi nhất định và thông thường, để viết ra được một nội dung thấu đáo, bạn còn cần tìm hiểu thêm khá nhiều về những xu hướng mới nhất trong ngành. Đó là cơ hội để bạn tự học và cập nhật kiến thức.

Ngoài việc là một nơi lưu trữ thông tin, blog cũng là số 1 trong các công cụ tạo mạng lưới kết nối. Bạn muốn tổ chức một workshop nho nhỏ? Hãy dùng blog để tạo ra nó. Bạn muốn gặp gỡ những người có ảnh hưởng trong ngành? Hãy đề nghị phỏng vấn họ (Sẽ không ai từ chối những đề nghị như thế cả). Đặc biệt, các Event Planner làm freelance càng nên nghĩ đến việc tạo một blog cá nhân. Viết blog sẽ định vị bạn như một người có tiếng nói trong lĩnh vực của mình, giúp bạn mở rộng các mối quan hệ, bắt kịp những xu hướng mới nhất trong ngành, tạo dựng thương hiệu cá nhân một cách hiệu quả hơn. Đầu tư thời gian cho nó và blog sẽ trả lại cho bạn những giá trị chính đáng.

  1. Làm tình nguyện viên tổ chức các sự kiện

to-chuc-su-kien-ccevents3Lời khuyên này được nói với các bạn trẻ khá nhiều, nhưng nó cũng hữu ích đối với cả những người đã có kinh nghiệm. Tình nguyện làm việc tại các sự kiện của người khác là cách rất hay để tham khảo những ý tưởng của họ và biến chúng thành của bạn. Hãy chú ý đến cả cảm nhận của bạn trong vai trò là một tình nguyện viên và để dành các cảm nhận đó cho việc đào tạo và đối xử với nhân viên của mình sau này. Hãy ghi nhớ những gì nên làm và không nên làm trong khi triển khai công việc.

Tình nguyện cũng là một cách để mở rộng mạng lưới nghề nghiệp. Khi làm tình nguyện, bạn được tiếp xúc trực tiếp với các đơn vị cung cấp và khảo sát địa điểm tổ chức. Còn gì có lợi hơn được nữa, bởi với một Event Planner, mạng lưới quan hệ và các nhà cung cấp luôn rất quan trọng. Bên cạnh cơ hội được học hỏi, làm tình nguyện viên sự kiện cũng là một việc làm rất tốt. Đối với nghề nghiệp cực kỳ bận rộn và căng thẳng như nghề sự kiện, những sự giúp đỡ nhiệt tình và thiết thực từ các đồng đội cùng nghề sẽ góp phần làm cho chương trình trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.

7. Hãy ích kỷ và biết vì bản thân mình hơn

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi bạn phải cho đi rất nhiều. Cho đi thời gian, sức khỏe, năng lực chuyên môn, các mối liên hệ và đôi khi cả tiền bạc của chính bạn trong những nỗ lực mang đến một sự kiện hoàn hảo cho khách hàng và khán giả tham dự. Điều này là tốt, nhưng đôi khi bạn cũng nên tính toán một chúng bởi nếu muốn trở thành Event Planner xuất sắc, hãy biết ích kỷ và sống cho mình nhiều hơn. Tập trung vào bản thân, chú ý đến tình trạng sức khỏe, cả về tinh thần và thể chất của bạn. Hãy tập luyện thường xuyên, uống nhiều nước, cười nhiều hơn và cố gắng ngủ đủ giấc.

Sẽ không có chuyện bạn không bao giờ rơi vào tình trạng quá tải khi đã bước chân vào nghề này, nhưng hãy đảm bảo để bạn có những ngày thư giãn, không phải trả lời e-mail hay đi gặp gỡ khách hàng và đối tác. Càng vui vẻ và mạnh khỏe, bạn càng làm việc hiệu quả hơn. Đừng chối bỏ tất cả mọi thú vui của mình (Hãy nhớ lại điều số 2 để hiểu tại sao bạn cần duy trì chúng) và hãy luôn sẵn sàng cho một vài trải nghiệm mới. Hãy tử tế với chính bản thân mình. Sau tất cả, cuộc đời cũng chính là một sự kiện lớn và bạn cần đảm bảo người khách mời quan trọng nhất là chính mình cảm thấy vui vẻ nhất khi chương trình diễn ra. Các khách hàng sẽ luôn biết ơn bạn vì điều đó.

Kết lại

Trở thành một #evenprof xuất sắc không quá khó như bạn tưởng. Chìa khóa quan trọng nhất là luôn nỗ lực tạo ra những điều tốt đẹp nhất cho chính bạn và các đồng đội, giữ cho mọi sự kiện luôn diễn ra an toàn và hãy luôn trong tâm thế sẵn sàng học hỏi những điều mới. Bạn có thể học hỏi bằng cách tình nguyện tham gia tổ chức các sự kiện hoặc viết blog cá nhân. Không quan trọng bạn sử dụng phương pháp nào, miễn là bạn trung thành với mục tiêu và nỗ lực hết sức, sẽ chẳng còn gì ngăn cản bạn thành công được nữa!

Nguồn: nami-media.com.vn

>>> TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG <<<

ĐỂ SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI THÀNH CÔNG TỐT ĐẸP

Sự kiện ngoài trời hiện nay được rất nhiều khách hàng sử dụng do sự độc đáo và sáng tạo trong việc tổ chức. Với không gian không gò bó và eo hẹp như trong các hội trường, những người tổ chức sự kiện ngoài trời có thể mặc sức sáng tạo những sự kiện ấn tượng và không hề trùng lặp trong không gian rộng lớn và xung quanh là cảnh quan thiên nhiên tươi đẹp.

Tuy nhiên ưu điểm không gian của sự kiện ngoài trời cũng đi kèm với những hạn chế như hệ thống ánh sáng đòi hỏi công suất cao, yếu tố thời tiết chi phối lớn đến việc tổ chức. Bởi vậy những kinh nghiệm sau đây về tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ giúp những nhà tổ chức lên kế hoạch tốt nhất, lường trước mọi tình huống xảy ra để sự kiện diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ giúp những người tổ chức hoạch định kế hoạch tốt nhất

  1. Lựa chọn địa điểm

Đối với các sự kiện ngoài trời, lựa chọn địa điểm tổ chức là một khâu rất quan trọng. Người tổ chức cần căn cứ vào nội dung sự kiện, số lượng khách tham dự và các yêu cầu của khách hàng để tìm một vị trí tổ chức phù hợp nhất. Yêu cầu đối với địa điểm cũng cần phải đáp ứng được các tiêu chí như: không gian trống đủ lớn để kê bàn ghế cũng như tạo sự thoải mái cho khách tham dự, dịch vụ tốt, vị trí thuận tiện cho khách mời tới tham dự, an ninh an toàn…

  1. Giấy phép cho sự kiện ngoài trời

Vấn đề giấy phép có lẽ nhiều người không quá chú trọng đến, tuy nhiên để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và không gặp phải bất cứ vấn đề gì về địa điểm, bạn cần thực hiện đầy đủ và kỹ lưỡng đối với các thủ tục cần thiết như: công văn xin phép tổ chức; hợp đồng cho thuê, mượn địa điểm; nếu có ca nhạc thì còn cần thêm các giấy tờ biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật…

Luôn thực hiện các thủ tục cần thiết về việc mượn địa điểm

  1. Trang trí

Cũng như đã nhắc đến ở trên, các sự kiện ngoài trời có không gian rất rộng cho các nhà tổ chức thỏa sức sáng tạo. Vì vậy, những ý tượng độc đáo dựa trên chủ đề của sự kiện cần được phát huy  triệt để để trang trí cho không gian sự kiện được ấn tượng nhất. Chú trọng backdrop nêu rõ chủ đề chương trình, đơn vị tổ chức và logo đi kèm; có thể sắp xếp các pano chữ A để tiện việc bố trí và thu hút người xem; nên bố trí các banner quảng cáo của nhà tại trợ xen kẽ để làm không gian bớt trống trải…

  1. Hệ thống ấm thanh và ánh sáng

Địa điểm tổ chức các sự kiện ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng phải có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện.

  1. Chuẩn bị địa điểm giữ xe cho khách đến tham dự

Nếu đơn vị cho thuê địa điểm đã có sẵn bãi trông giữ xe và bảo vệ thì cần thỏa thuận rõ điều này trong hợp đồng, đảm bảo tài sản của khách tham dự sẽ do bên trông giữ chịu trách nhiệm hoàn toàn, tránh trường hợp bất chắc xảy ra các bên sẽ đùn đẩy trách nhiệm.

Còn đối với trường hợp không có sẵn nơi trông giữ xe thì người tổ chức căn cứ vào số lượng khách tham dự để sắp xếp nơi giữ xe thuận tiện, gần nơi tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, cử số lượng người trông giữ và hướng dẫn khách tới địa điểm tổ chức.

to-chuc-su-kien-ngoai-troi-ccevents2

Sự kiện ngoài trời có rất nhiều thứ phải lưu ý trước khi tiến hành tổ chức

  1. Soát vé

Đối với loại sự kiện có vé mời thì cần chuẩn bị tốt khâu soát vé trước khi vào cửa. Có thể sử dụng biện pháp xé vé và kèm theo dán băng vào tay hoặc áo để đảm bảo khách tham dự đã được kiểm vé. Điều này cũng rất thuận tiện cho khách tham dự khi muốn ra vào khu vực tổ chức.

  1. Chạy chương trình

Sự kiện ngoài trời có thể được tổ chức trong các tour du lịch hội nghị hội thảo, sự kiện khen thưởng, trao giải, các chương trình giao lưu… Nội dung chương trình phải được lên kịch bản chi tiết từ trước với nhiều hoạt động hấp dẫn (như trò chơi trúng thưởng, câu hỏi vui…) hay các tiết mục văn nghệ xen kẽ để tạo không khí và thu hút được sự quan tâm của khán giả. MC của chương trình cũng là người đóng vai trò quan trọng dẫn dắt sự kiện, sự duyên dáng và hóm hỉnh của MC sẽ góp phần tạo nên thành công cho chương trình.

Một điểm cần lưu ý là đối với các chương trình có khách mời là các nghệ sĩ nổi tiếng thì cần đàm phán trước trong hợp đồng với nhà quản lý của các nghệ sĩ về vấn đề thời gian. Bên cạnh đó có các trường hợp dự phòng trước trong trường hợp nghệ sĩ vẫn đến muộn hoặc vì lý do nào đó mà không đến được.

  1. Vấn đề vệ sinh

Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Bên cạnh đội ngũ phục vụ kịp thời đảm bảo vấn đề vệ sinh trong suốt thời gian sự kiện diễn ra thì nhà tổ chức cũng có thể khuyến khích ý thức của khách tham dự bằng những thùng rác nhỏ với slogan bảo vệ môi trường.

Đảm bảo vệ sinh môi trường trong khu vực tổ chức sự kiện

  1. An ninh và cấp cứu

Cần phân công đội bảo vệ và đảm bảo an ninh khu vực tổ chức sự kiện để không làm ảnh hưởng đến chương trình đang diễn ra. Còn đối với cấp cứu, có các phương án đề phòng đối với các trường hợp phát sinh về sức khỏe đối với khách tham dự.

Sự thành công của việc tổ chức sự kiện không chỉ thể hiện uy tín của đơn vị tổ chức mà còn là bộ mặt của công ty khách hàng. Vì vậy, đối với mỗi sự kiện công ty tổ chức cần có đội ngũ nhân viên thực hiện chuyên nghiệp nhất, thực hiện từng bước tổ chức kỹ lưỡng và đầy đủ, luôn cố gắng lường trước các tình huống có thể phát sinh và linh hoạt xử lý nhanh chóng để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công, mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách tham dự.

Nguồn: www.saigonmice.vn

TỔ CHỨC SỰ KIỆN – THU NHẬP RA SAO?

Có một thực tế là, có rất nhiều bạn, chưa tham gia hoặc đã tham gia vào lĩnh vực event, đến thời điểm thay đổi công việc đều rất băn khoăn về mức lương, mức thu nhập của mình so với mặt bằng chung có phù hợp hay không? có quá thấp hay không? v…v….Với kinh nghiệm vài năm trong nghề, người viết thường nhận được các câu hỏi nhờ tư vấn về mức lương của các nhân viên tổ chức sự kiện. Vì vậy, hôm nay, bài viết này sẽ gửi đến các bạn một khảo sát tổng quát về thu nhập của các vị trí trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để có cái nhìn rõ ràng hơn và biết được mình đang ở đâu trên thị trường chung. Những khảo sát này áp dụng với những công ty có quy mô từ trung bình đến vừa và tương đối tại Việt Nam. Ở các tập đoàn nước ngoài, mức lương sẽ cao hơn nhưng áp lực công việc cũng như tính chất công việc cũng sẽ căng thẳng hơn.

Nhân viên tổ chức sự kiện mới ra trường: 3 – 4 triệu/tháng

Không có trường nào đào tạo về ngành tổ chức sự kiện trong 4 năm trời, nên dù bạn học ngành gì thì xuất phát điểm về học vấn trong ngành này cũng sẽ bằng 0. Những yếu tố giúp bạn được đánh giá cao là sự năng động của bạn trong việc tham gia các hoạt động cộng đồng như đoàn, hội trong trường hoặc tham gia những sự kiện do các Câu lạc bộ tổ chức. Những hoạt động này càng nhiều thì sự va chạm của bạn với lĩnh vực event càng phong phú.

Ngoài yếu tố được đánh giá là “kinh nghiệm” nêu trên, sự phù hợp với công việc cũng là một phần quan trọng. Trong cuộc phỏng vấn, nếu bạn có cơ hội được chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy mình có các tố chất cần thiết của một người làm event như có đầu óc tổ chức, tỉ mỉ, cẩn thận, sáng tạo, kỹ năng xử lý tình huống,…thì coi như bạn đã ghi thêm điểm trong mắt nhà tuyển dụng rồi.

Công việc của bạn là gì? bạn sẽ được tham gia vào một trong những vị trí chủ yếu trong một sự kiện từ khâu lên kế hoạch, quản lý công việc cho đến khi sự kiện diễn ra và những phần việc sau đó nữa. Ví dụ bạn được giao cho quản lý nhân sự về biểu diễn (hay thường gọi là quản lý celeb – người nổi tiếng), bạn sẽ được làm việc trực tiếp với ca sĩ/MC hoặc người quản lý của họ từ lúc mời họ tham gia, cho đến việc thỏa thuận giá cả, lựa chọn bài hát, ngày sự kiện diễn ra bạn sẽ trực tiếp liên hệ và quản lý thời gian họ đến, đảm bảo đúng giờ, đúng bài hát,…sau đó những vấn đề về hợpđ ồng, thanh toán, bạn cũng sẽ phải đảm nhận.

Nếu mọi thứ lý tưởng thì mức lương cho vị trí Nhân viên tổ chức sự kiện mới bắt đầu vào nghề từ 3 triệu – 4 triệu. Mức lương thử việc sẽ bằng khoảng 80% mức lương chính thức. Nếu công ty có chính sách tốt, sẽ có thưởng trên các dự án, khoản tiền này bằng từ 30% – 50% mức lương/tháng của bạn nữa.

tochucsukien-ccevents-tien-luong2

Nhân viên tổ chức sự kiện có từ 1 – 1,5 năm kinh nghiệm: 4,5 – 5 triệu/tháng

Với từ 1 – 1,5 năm kinh nghiệm, công việc của bạn sẽ được phụ trách lên kế hoạch cho event, làm bảng dự toán kinh phí và điều phối nhân sự cho một sự kiện nhỏ đến vừa. Với những công ty lớn, trong những sự kiện đầu tiên bạn được phụ trách chính sẽ có những người đi trước “kèm”, sau một vài sự kiện, bạn sẽ chính thức đảm nhận trách nhiệm cho các event của mình. Tuy nhiên, các quyết định của bạn sẽ vẫn bị giám sát bởi cấp trên.

Với vai trò như vậy, mức lương của người làm event ở cấp độ từ khoảng 4,5 – 5 triệu. Cũng như ở trên, những công ty sự kiện luôn có chính sách thưởng theo dự án và người phụ trách dự án sẽ được trích thường nhiều hơn, khoản này cũng dao động trong khoảng 50% – 70%, thậm chí có nơi bằng 100%/ mức lương/tháng của bạn (tức là tiền thưởng cho 1 dự án 2 tháng khoảng 9 triệu thì tính là 100% mức lượng/tháng)

Nhân viên tổ chức sự kiện từ 2 năm – Supervisor/Team leader: từ 6 – 8 triệu/tháng

Không nhất thiết là phải làm trên 2 năm thì mới đảm nhận vị trí Supervisor/team leader, có nhiều người phụ trách vị trí này trong khoảng thời gian ngắn hơn, hoặc ở những công ty có quy mô nhỏ hơn thì vị trí này cũng dễ được phân công hơn. Công việc của những người này là đảm nhận toàn bộ quá trình một sự kiện, thậm chí từ khâu đi gặp khách hàng cùng với bộ phận Account để nhận brief, hay tìm kiếm và làm việc trực tiếp với khách hàng (những công ty không có bộ phận sales cho event, nhân viên event phải tự tìm kiếm khách hàng). Ngoài việc làm các sự kiện theo yêu cầu của khách hàng, những người này còn phải viết chương trình để bộ phận account hay bộ phận event đi chào tài trợ.

Mức lương cho vị trí này vào khoảng 6 – 8 triệu, mức thưởng trên dự án cũng tương đương so với lương của họ như trên.

Event Manager/ Trưởng phòng event: 10 đến 15 triệu/tháng

Ở vị trí này, người này phải có kinh nghiệm từ khoảng 3 năm trở lên và giỏi trong nhiều lĩnh vực, như là mối quan hệ với khách hàng, kỹ năng quản lý công việc, quản lý nhân sự cho đến chuyên môn. Ngoài ra, những quyết định của họ cũng là một áp lực đè nặng, vì mỗi quyết định sai lầm sẽ phải trả giá bằng rất – nhiều – tiền và cả uy tín của công ty. Mức lương cho vị trí này dao động từ 10 – 15 triệu hoặc hơn tùy công ty. Các khoản hoa hồng, thưởng dự án cũng khá “khủng”, cho nên người ta thường bảo làm event thì “giàu”, nhưng thực tế để đạt được vị trí hay khoản thu nhập này thì trong nghề event cũng không hề đơn giản hơn những ngành nghề khác, bởi vì, như các bạn biết, đây là một nghề nhiều thử thách và áp lực.

tochucsukien-ccevents-tien-luong1

Event freelancer: từ 20 đến trên 50 triệu/tháng

Công việc phải làm: Tất cả. Tức là, bạn sẽ là người đi tìm khách hàng (trong trường hợp bạn là người có uy tín, sẽ được các khách hàng giới thiệu cho nhau và cứ nhận việc đều đều mà không phải lo lắng về nguồn khách hàng), lên kế hoạch, tổ chức, chăm sóc khách hàng,…nói chung bạn sẽ phải lo từ việc lớn như đứng điều phối một event cho đến việc chạy đi lấy một cái đĩa DVD report cho khách hàng. Bởi vì bạn có thể thuê những helper làm thời vụ chứ không cố định trong mọi giai đoạn, và đôi khi, để tiết kiệm chi phí, bạn phải đảm nhận hết mọi công việc thượng vàng hạ cám.

Có một nhược điểm là làm freelance bạn sẽ khó nhận được những sự kiện lớn vì vấn đề tài chính có hạn và mức độ rủi ro cao trong công việc này nên nếu làm lâu, bạn sẽ bị đi vào lối mòn khi cứ làm mãi những event quy mô nhỏ.

Về thu nhập, có thể nói, event là một ngành siêu lợi nhuận, nên thu nhập của một event freelancer thì khó mà đong đếm được, vì tùy theo khả năng đàm phán với khách hàng, với suppliers mà khoản chênh lệch họ hưởng cũng vô thường. Một event freelancer có thể kiếm từ 20 – 50 triệu/tháng hoặc hơn nữa tùy vào tính chất và số lượng event mà họ thực hiện. Nhưng để có được khoản tiền đó, công sức họ bỏ ra cũng nhiều và sự vất cả cũng vậy mà nhân lên. Chưa kể bị khách hàng xù nợ hay bể show event do non tay thì phải đền hợp đồng với khách hàng. Nếu không lường trước các rủi ro thì khoản lợi nhuận chưa thấy đâu mà hậu quả thì đã nhãn tiền. Nghề này không phù hợp với những người yếu tim.

Theo eventchannel.vn

>>> VÀO NGÀNH EVENT KIẾM THU NHẬP KHỦNG

>>> TÌM KIẾM ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Cứ hàng năm, các chuyên gia tổ chức sự kiện tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (tradeshows – events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events – tổ chức sự kiện), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả do những hoạt động này mang lại.

Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó phải dựa trên những điều kiện nhất định như: phải được lên kế hoạch chặt chẽ, có mục tiêu chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hềt bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành công của một lễ tổ chức sự kiện.

Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, các chuyên gia đã đúc kết thành 10 nguyên lý tổ chức sự kiện sau:

  1. Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing

Tổ chức sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị trường. Thật ra trong số những hoạt động marketing, sự kiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại.

  1. Tổ chức sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix

Tổ chức sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí. Do đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

  1. Tổ chức sự kiện phải xác định đúng đối tượng mục tiêu

Tổ chức sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút và những người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng. Do đó khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần phải xác định đối tượng bạn muốn thu hút sự chú ý là ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn phải xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá những vị khách không mời mà tới.

  1. Tổ chức sự kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể

tochucsukien-chuyennghe-ccevents8Lập kế hoạch tổ chức sự kiện;

Lên ngân sách tổ chức sự kiện;

Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện;

Triển khai tổ chức sự kiện;

Đo lường hiệu quả của việc tổ chức sự kiện.

Đa số doanh nghiệp, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thực hiện một chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả. Họ dừng lại sau khi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo lường hiệu quả. Thật ra, Sự kiện cũng giồng như các hoạt động marketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng không khó như người ta tưởng.

  1. Tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng

Tổ chức sự kiện thường không mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhận biết thương hiệu và nó cũng không phải là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin của khách hàng. Để thực hiện những mục tiếu đó bạn phải lựa chọn những công cụ marketing hiệu quả hơn.

  1. Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing

Một vài doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới, trình bày cho họ nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing tổ chức sự kiện.

  1. Truyền thông cho sự kiện của bạn

tochucsukien-chuyennghe-ccevents6Để có được một chương trình tổ chức sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút được sự chú ý.

  1. Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện

Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tại thời điểm diển ra sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lượng. Bạn chỉ cần có một kế hoạch cụ thể – những thông tin cần thu thập và bỏ ra một ít thời gian và công sức. Nếu như bạn không có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho những hoạt động khác..

  1. Yếu tố con người quyết định tất cả trong việc tổ chức sự kiện

Nều chương trình tổ chức sự kiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tương tác của 2 phía. Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả với nhóm khán thính giả mục tiêu.

  1. Tổ chức sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh

Đừng vì một vài thân cây mà đốn cả khu rừng. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và triển khai tổ chức sự kiện là một hoạt động vô cùng phức tạp. Bạn vừa phải trưng bày đẹp, vừa phải tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần phải chu đáo và hàng tá những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hoàn hảo khác.

Tuy nhiên những công việc này không phải là tất cả những hoạt động của doanh nghiệp, chúng đơn giản cũng như một vài thân cây trong cả khu rừng. Một khu rừng đúng nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong một sự kiện thì coi như bạn đã bỏ lỡ những hiệu quả mà sự kiện đó mang lại.

Nguồn: www.tochucsukien.com

>>> TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA BẠN <<<

Nhạc sự kiện – Điều không thể thiếu để sự kiện thành công

Chắc rằng hầu hết tất cả chúng ta đều thích âm nhạc và bạn có tin không, một sự kiện thành công luôn gắn liền với yếu tố âm nhạc. Chọn nhạc sự kiện cũng vô cùng quan trọng như việc chúng ta chọn địa điểm tổ chức, phong cách phục vụ và thời gian diễn ra sự kiện.

Dù đó là một sự kiện mang tính chất sôi động hay nghiêm trang, nếu sự kiện thiếu đi nhạc thì nó thật sự là một điều khá buồn tẻ. Nhạc sự kiện góp phần mang đến cho sự kiện của bạn một nguồn cảm hứng để khách hàng sẽ nhớ mãi. Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích để đảm bảo rằng bạn chọn nhạc nền phù hợp cho sự kiện của mình.

 Phân loại sự kiện

Cứ giả thiết rằng bạn tổ chức một buổi ăn tối thân mật đề cao tính kết nối giữa mọi người hay một sự kiện cần nhiều sự giao tiếp, thể loại nhạc sự kiện quá sôi động chắc chắn sẽ không thích hợp cho lắm. Tuy nhiên, nói vậy không phải chúng ta sẽ hoàn toàn loại bỏ nó đi, sau khi chương trình tiệc tối thân mật kết thúc, chúng ta chắc chắn sẽ tận dụng ban nhạc với nhịp điệu sôi động nếu như khách hàng muốn có những phút giây tưng bừng.

 Địa điểm và mức độ hoành tráng của sự kiện

Trước khi chọn nhạc sự kiện hãy thử hình dung xem sự kiện của bạn sẽ được tổ chức ở đâu và độ lớn của nó như thế nào, không gian sự kiện là một yếu tố vô cùng quan trọng. Một nghệ sĩ biểu diễn solo đàn violin trong một khán phòng to như một nhà hát chắc chắn sẽ vô cùng lạc lõng. Ngược lại, một nhóm nhạc với đủ thể loại nhạc cụ biễu diễn trong một căn phòng chật chội thì sẽ là một mớ hỗn độn đủ thứ tạp âm. Vì thế hãy chọn mức độ hoành tráng của ban nhạc phù hợp với không gian tổ chức sự kiện, một điều nên lưu ý nữa chính là nếu sự kiện của bạn được chia từ hai khu vực trở lên, hãy lưu tâm đến việc xác định vị trí của các nghệ sĩ sao cho thật hợp lý để âm thanh không bị phân tán quá nhiều.

Chủ đề sự kiện

Chủ đề nhạc sự kiện rất phong phú về thể loại và điều đó giúp chúng ta bớt đau đầu trong việc chọn lựa. Chọn một ban nhạc Flamenco sôi động cho một sự kiện mang tính quốc tế cũng là một ý hay và đừng quên những nhạc công violin nếu như sự kiện của bạn có mang hơi hướng cổ điển sang trọng. Khi bạn nghiên cứu việc chọn nhạc sự kiện theo chủ đề, đừng quên chú ý đến việc lựa chọn món ăn nhé vì nó cũng có đôi chút liên quan đấy và hiệu quả thì chăc chắn sẽ rất tốt.

Thời điểm trong ngày

Có ý kiến cho rằng những loại nhạc sự kiện sôi động là không hiệu quả cho lắm  vì sự kiện ban ngày thường chú ý đến sự kết nối giữa các thành viên tham gia và việc sử dụng nhưng đôi khi lại không phải vậy. Đó là một ý kiến quy tụ chung, chúng ta còn phải xem xét đến đó là thể loại sự kiện nào, diễn ra ngoài trời hay trong nhà. Vậy nếu đó là một hội nghị diễn ra tại một khách sạn…vào ban ngày, hãy sử dụng loại nhạc sự kiện nhẹ và nếu đó là một hội chợ hãy xem xét đến những loại nhạc có phần sôi động một tí. Đến với những sự kiện diễn ra ban đêm thì lại khác một chút, thường sự kiện sẽ chia làm hai phần, với phần mở màn sử dụng nhạc sự kiện nhẹ và sau đó tăng dần độ “bốc lửa” lên từng chút một, nếu khách hàng muốn “cháy” hết mình thì cũng đừng ngại ngùng chấm phá chút nhạc dance nhé.

 Đặc điểm của nơi tổ chức sự kiện

Yếu tố địa điểm sự kiện cũng ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn nhạc sự kiện. Đây cũng là điều mà một số nhà tổ chức sự kiện nghiệp dư hay bỏ qua, bạn nên biết rằng tính chất của mỗi địa điểm đều khác nhau – và ở đây tôi đang đề cập đến cách xử lí âm thanh. Những phòng tổ chức sự kiện sử dụng chất liệu phủ là gỗ và vải sẽ hấp thu âm thanh tốt hơn những địa điểm sử dụng nhiều chất liệu kim loại – nơi mà nhạc sự kiện có xu hướng tạo echo lớn. Chưa dừng lại ở đó, những phòng sử dụng nhiều chất liệu kim loại cũng sẽ góp phần tăng echo mỗi khi khách hàng bàn luận và điều đó thì thật là khó chịu.

Nếu sự kiện của bạn diễn ra ngoài trời, để nhạc sự kiện có hiệu quả hãy tính toán thật kỹ vị trí của nhạc công tránh tình trạng thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến màn trình diễn của họ cũng như nhạc cụ. Một điều cần lưu ý nữa chính là âm lượng, mỗi khu vực sẽ có một quy định riêng. Hãy liên hệ với nơi bạn dự định tổ chức sự kiện và bàn bạc thật kỹ để nhạc sự kiện không làm ảnh hưởng đến những khu vực lân cận. Đùa giỡn với chính quyền không phải là một ý hay đâu!

 Độ tuổi của những người tham gia sự kiện

Thông thường, càng lớn tuổi chúng ta lại càng chuộng những dòng nhạc sự kiện nhẹ. Ngược lại, giới trẻ với tính cách năng động luôn muốn đắm mình trong những giai điệu nhạc sự kiện sôi động, khẩu vị âm nhạc của từng lứa tuổi vô cùng khác nhau. Vì thế khi chọn nhạc  sự kiện bạn nên bàn bạc thật kỹ với nhạc công, chúng ta không thể chiều lòng tất cả mọi người, nhưng ít nhất chúng ta cũng có thể chọn một thể loại nhạc mà tất cả mọi người đều thích. Một nhóm nhảy vừa có thể làm vừa lòng giới mộ điệu những năm 60 và đủ sức cáng đáng những ca khúc đình đám trong bảng xếp hạng 2013 là một ý kiến không tồi.

Như đã đề cập, nhạc sự kiện là linh hồn và cũng đóng góp một phần vào sự thành bại của sự kiện. Việc khôn ngoan nhất mà bạn có thể làm đó chính là bàn bạc với đơn vị cung cấp âm thanh ánh sáng và hỏi họ những cái mà bạn quan tâm.

Nguồn: truyenthognhantam.com

TỔ CHỨC SỰ KIỆN – DỄ LÀM NHƯNG KHÓ GIỎI

Tổ chức sự kiện là một nghề không còn xa lạ với nhiều người, bởi chúng ta đang nhìn thấy sự tồn tại của nó hàng ngày qua rất nhiều những sự kiện lớn nhỏ. Đội ngũ nhân sự trong nghề đang ngày càng đông đảo và lớn mạnh, bất cứ ai cũng có thể trở thành một “dân event” nếu có được sự nhanh nhẹn, tháo vát và khả năng tổ chức tốt.

Bên cạnh đó, việc đào tạo ở nước ta vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, do vậy công việc này cũng không đòi hỏi quá nhiều về bằng cấp liên quan hay kiến thức chuyên sâu cho những người mới. Để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện trong các công ty truyền thông không phải việc quá khó. Hơn nữa, một số người chỉ cần làm những công việc có liên quan một chút đến lĩnh vực này cũng có thể tự lên kế hoạch tổ chức những sự kiện với quy mô vừa và nhỏ.

Thế nhưng để được đánh giá là một người “giỏi” trong nghề là một câu chuyện hoàn toàn khác.

Vậy thế nào là giỏi?

Thật ra thì câu hỏi này khá rộng. Vì trong lĩnh vực này nó bao gồm nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Không thể đưa 1 người chuyên làm khai trương động thổ để làm 1 sự kiện đại nhạc hội, hay là ngay cả những người chuyên làm những chương trình lớn có thể vẫn có chút bối rối với 1 cái đám cưới nhỏ.

Nhưng giỏi ở đây là cả 1 quá trình đúc kết kinh nghiệm, với những chương trình khác nhau ngay lập tức họ sẽ biết được sự kiện này bao gồm những gì và mình phải làm những gì, khi cần thì hỏi ai, ở đâu. Nội dung chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu, các bộ phận được sắp xếp không bị lộn xộn … Họ nhanh chóng nhận ra năng lực sản xuất, cung cấp của các bên thứ 3 để cân nhắc cho sự kiện, tránh những tình huống không mong muốn có thể xảy ra.

Quan trọng nhất là họ có thể lường được những phát sinh sẽ xảy đến trong chương trình để có kế hoạch giải quyết mà ít gây ảnh hưởng, không làm gián đoạn chương trình.

Phải nói rằng tổ chức sự kiện là một công việc dễ làm. Thế nhưng để theo nó thì lại rất khó, bởi vì nó cần quá trình rèn luyện thực sự, va vấp thực tế để trải nghiệm những khó khăn mà nó đem lại. Để xem cái tháo vát, nhanh nhẹn của bạn có phải dành cho công việc này không. Đây là quá trình sàng lọc những nhân tố yêu và đam mê nghề thực sự. Bởi vì khi đã thể hiện được lòng tin và yêu nghề thì những kỹ năng đó sẽ là điều quý giá nhận được cho những ai đã trải qua quá trình bể dâu.

Với quan điểm của tôi trong lĩnh vực này, khi muốn làm được kỹ sư giỏi thì bạn cần trải qua quá trình làm phụ, làm thợ, thợ cả rồi mới lên kỹ sư. Lúc ấy ngoài tầm nhìn bao quát bạn có thể nhìn sâu tới những vị trí nhỏ trong công việc.

Từ 1 công việc rất nhỏ mà bạn có thể học được rất nhiều thứ. Tôi cũng đã phải kéo dây, lắp từng con đèn, chạy mic cho âm thanh ánh sáng. Những công việc tưởng chừng như rất nhỏ nhặt nhưng nó giúp tôi hiểu thêm về quy trình, thời gian lắp đặt thiết bị như thế nào. Cái nào làm trước cái nào làm sau, làm thế nào cho gọn, đẹp, có sự cố thì nó sẽ xảy ra ở đâu. Âm thanh ánh sáng như thế nào là đủ so với quy mô chương trình. Hay những thứ liên quan khác như nguồn điện tại địa điểm tổ chức có đáp ứng được hệ thống sử dụng trong sự kiện hay không, kịch bản cho đối tác cung cấp âm thanh ánh sáng như thế nào …

Nếu bạn chỉ là tay đá ngang thì bạn không biết chính xác mình phải làm gì, sẽ cần gì, từ đâu, và những tình huống nào có thể xảy ra trong sự kiện của mình. Để lớn lên được trong nghề bạn cũng là cả quá trình gian nan, nó đối lập hoàn toàn với những cái dễ mà bạn đã từng làm lúc trước.

Vậy trước tiên,muốn giỏi thì phải “mê” nó đã. Tuy nhiên cũng có đôi khi nó đối xử cũng hợi tệ với bạn nhưng một khi bạn đã chứng minh cho nó thấy bạn “mê” nó thì nó sẽ đền bù cho bạn xứng đáng. Sau đó cùng với những kỹ năng khác mà bạn học được trong quá trình làm nghề và tố chất bản thân phù hợp thì chắc chắn bạn sẽ thành công và thực hiện được ước mơ của mình.

Nghề này dễ làm nhưng giỏi thì khó lắm!

Nguồn: backstage.vn

PROPOSAL – ĐẲNG CẤP EVENT PLANNERS

“Trăm nghe không bằng một thấy”, để truyền đạt được hết ý tưởng của sự kiện, làm một proposal hoàn chỉnh, chuyên nghiệp với từ ngữ và hình ảnh minh họa sinh động là việc làm thiết yếu của một nhân viên tổ chức sự kiện.

Proposal là gì?

Proposal là đề xuất, trong đó trình bày những thiết kế, dự toán của công ty bạn về một công trình, dự án nào đó. Nó có thể được trình bày bằng Words, Excel, và Power point. Với một nhân viên sự kiện, làm proposal là công việc thường xuyên và rất quan trọng trước khi bắt tay tiến hành tổ chức bất kì một sự kiện nào.

Proposal cho activation

CCEvents xin giới thiệu một số nội dung cốt lõi trong một proposal hoạt động activation. Thông thường, viết một proposal cho hoạt động activation gồm có 3 phần và ta triển khai những ý sau:

Phần I : Tổng quan (Overview)

  1. Mục đích của chương trình (Objectives): Dựa trên những mục tiêu marketing của tổ chức đưa ra, đối với agency thường thì phần này khách hàng sẽ cung cấp luôn, vì nó nằm trong kế hoạch marketing của họ.
  2. Mong muốn ngầm của khách hàng (Consumer Insight): Ta phải nghiên cứu một số thông tin và insight của khách hàng mục tiêu để biết họ nghĩ gì và muốn gì, từ đó mới đưa ra được những hình thức để tiếp cận họ. Phần này rất quan trọng, nó giúp bạn có được những bước đi chính xác và thuyết phục hơn để viết proposal.
  3. Khách hàng mục tiêu (Target Consumers): Là đối tượng mà chương trình của bạn sẽ đánh vào. Cần phải phân tích được họ thích gì, quan tâm đến điều gì, thường tập trung ở đâu, thói quen đặc trưng… để chọn lựa được địa điểm thực hiện và cách thức tiếp cận họ một cách phù hợp nhất.
  4. Thời gian và địa điểm (Time & Location): Thời gian thực hiện chương trình và những địa điểm thực hiện.

to-chuc-su-kien-cceventsActivation là một hoạt động quảng bá phát huy hiệu quả cao

Phần II: Thực thi (Execution)

Trên proposal, phần này ghi thông tin chi tiết và những ý tưởng của bạn sẽ được triển khai.

  1. Concept: Bạn phải đưa ra một concept chung cho chương trình dựa trên consumers insight cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng. Cái này rất quan trọng, hầu như là xương sống của một proposal, vì tất cả những hoạt động ta thực hiện đều dựa trên nó.
  2. Phát triển concept (Concept Development): Ta phân tích concept của mình. Dựa trên concept này các bạn sẽ cho ra những hoạt động liên quan đến concept và xoay xung quanh concept.
  3. Cơ cấu thực hiện (Mechanism): Cách thức thực hiện chương trình. Ta đưa ra những hình thức thực hiện của chương trình một cách sơ lược để khi khách hàng nhìn vào đó sẽ dễ dàng hình dung được cái khung của chương trình.

to-chuc-su-kien-ccevents-2

Mẫu proposal về activation – chương trình của Neffos

  1. Chi tiết (Detail Mechanism): Ghi rõ chi tiết của chương trình gồm những gì. Ví dụ: Cách thực thực hiện như thế nào; có những trò chơi gì, triển khai trò chơi như thế nào; những hoạt động tương tác với nhãn hàng; cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình (Promoters, MC, Supervisor) …

to-chuc-su-kien-ccevents-3
Mẫu proposal về activation – chương trình của Neffos

Phần III: Kế hoạch (Plan)

  1. Kế hoạch tổng thể (Master Plan): Phần này các bạn lập một kế hoạch bao gồm những thông tin chi tiết của việc thực hiện: số lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc, nhân sự… Tất cả cần phải rõ ràng và thuyết phục.
  2. Nhân sự thực hiện (Human Power): Phần này ta lập sơ đồ nhân sự trong chương trình và cảnhiệm vụ chi tiết của từng người trong chương trình.

to-chuc-su-kien-ccevents-4Mẫu proposal về Activation – kế hoạch – chương trình của Neffos

  1. Lịch trình (Timeline): Ta làm rõ những hạng mục và thời gian thực hiện từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo kết thúc chương trình. Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định ra thời gian chạy chương trình. Nếu bạn tính toán không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện chương trình.

Trên đây chỉ là khung sườn cơ bản, ta có thể tự triển khai theo nhiều hướng khác tùy theo chương trình mà có cách viết phù hợp. Chúc các bạn thành công!

Và nếu bạn đang tìm kiếm 1 đơn vị có thể vừa làm proposal vừa làm sự kiện uy tín và chất lượng thì hãy liên hệ ngay với CCEvents qua địa chỉ sau nhé !^^

CCEvents Co., Ltd

79/61 Bùi Quang Là, P12, Gò Vấp, HCM

Hotline: 0938 737 857

Email: info@ccevents.vn

Website: www.ccevents.vn

>>> ĐỂ CÓ 1 ACTIVATION THÀNH CÔNG <<<