LÊN Ý TƯỞNG VÀ THIẾT KẾ SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện có thành công hay không bắt nguồn từ ngay chính ý tưởng. Ý tưởng là” linh hồn sự kiện”. Vậy cách tạo ý tưởng tổ chức sự kiện ra sao?

Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong các bước tổ chức sự kiện, nó như” kim chỉ nam” định hướng cho nhà tổ chức triển khai thực hiện sự kiện, đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan chính. Cần đảm bảo ý tưởng của sự kiện đó phải mang tính độc đáo, mới lạ, ấn tượng và đặc biệt phải khả thi.

  • gioi thieuHình thành ý tưởng sự kiện bằng sự nỗ lực động não cá nhân

Công cụ hữu ích để mỗi nhà tổ chức sự kiện sáng tạo ý tưởng sự kiện là mô hình 5WS của Goldblatt( 1997). Mô hình 5Ws đề xuất tập hợp gồm 5 câu hỏi quan trọng, cần phải trả lời để thiết kế ý tưởng sự kiện là Why, Who, When, Where và What

Đây chính là việc xác định loại hình sự kiện được tổ chức, có thể là nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty/ điểm đến; để tăng doanh thu của công ty; để thúc đẩy một chương trình cộng đồng; để thu hút nhiều hơn số lượng khách đến thăm,… để ra mắt một sản phẩm mới. Xác định rõ mục tiêu của sự kiện, cung cấp cho bên tổ chức sự kiện các hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu.

Cần xác định rõ những bên liên quan chính đến sự kiện: Đó là những người liên quan bên trong ( ban lãnh đạo, hội đồng, nhân viên, và khán giả hoặc khách) và những người liên quan bên ngoài ( truyền thông, những chính khách ). Xác định rõ nhà tài trợ muốn có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện và khách hàng mục tiêu của họ là ai?

Có đủ thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch sự kiện không? Việc xác định thời gian có phù hợp với nhu cầu khán giả không? Thời gian lựa chọn có bị trùng với những sự kiện khác không? Thời tiết trong thời gian tổ chức sự kiện như thế nào? Đặc biệt, các sự kiện tổ chức ngoài trời, nếu ngày dự kiến tổ chức có mưa bão sẽ là thảm họa. Vì thế, cần phải cập nhật thông tin về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện và chuẩn bị những phương án dự phòng phù hợp.

Sự chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện và địa điểm thiết kế sân khấu phải cân bằng tốt nhất giữa nhu cầu của chủ sự kiện, sự tiện lợi cho khán giản, sự dễ dàng đi đến được và chi phí. Thông thường, ấn tượng của khách về điểm đến/ doanh nghiệp/ cá nhân phụ thuộc rất nhiều vào bầu không khí sự kiện. Do đó, tùy theo mục đích, nhà tổ chức cần lựa chọn địa điểm phù hợp để thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình.

  • download (1)What: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện.

Trước hết, cần phải đặt tên sự kiện. Tên sự kiện có vai trò quan trọng đối với sự kiện. Có thể đặt tên cho sự kiện theo nhiều cách: tên gắn với mục đích, tên gắn với địa danh, tên gắn với nội dung, tên gắn với thời gian, tên gắn kết các hỗn hợp trên. Nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc các vấn đề sau khi đặt tên sự kiện để có thể tạo được tên sự kiện dễ nhớ, có sức lôi cuốn và có thể phân biệt với các sự kiện khác,…

images

Tiếp đến, xác định chủ đề sự kiện là gì? Sự kiện gồm hoạt động nào ( hoạt động chính, hoạt động phụ trợ )? Nguồn lực nào cần phải có để có được sự kiện? Cần phải truyền thông như thế nào để thu hút được tài trợ, người tham gia và khách tham quan?……. Điều này cần phải phối hợp với nhu cầu, sự mong đợi của khán giả, phải tương thích với Why, who, when và where của sự kiện.

  • Phát triển ý tưởng sự kiện thông qua trao đổi nhóm

Sau khi mỗi cá nhân tự thiết lập ý tưởng của riêng mình, trí tuệ tập thể sẽ được vận dụng. Tất cả các ý tưởng của mọi cá nhân đều được xem xét, mục tiêu chúng ta là khám phá ý tưởng được đồng thuận bởi mọi người và thôi thúc mọi người thực hiện. Đây là lúc mà kỹ năng lãnh đạo của nhà quản trị sự kiện phải được phát huy để khai thác những ý tưởng, tổng hợp nội dung và dàn xếp sự thỏa hiệp.

Tóm lại, giai đoạn hình thành ý tưởng sự kiện được bắt đầu thực hiện từ mỗi cá nhân, tiếp đến là nhóm tổ chức sự kiện và những người liên quan. Mục tiêu giai đoạn này là tập hợp càng nhiều ý tưởng càng tốt, chưa quan tâm đến tính khả thi của ý tưởng. Vì thế, đây là giai đoạn cần sự kiện nhẫn và thời gian.

Liên hệ để được tư vấn:

CCEVENTS CO.LTD – “Đam Mê Sự Hoàn Hảo”

Địa chỉ liên hệ: 79/61 Bùi Quang Là, phường 12, quận Gò Vấp, TpHCM

Hotline: (08) 6861 6857 | 0938 737 857 | 0932 087 857 | 0909 007 857

Email: [email protected]

Website: ccevents.vn

If you shoot a lot of photos and videos or like playing heavy enter this how to track a phone games, then you might want to go with the 64gb or 128gb option

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *