5 mẹo quản lý sự kiện từ A đến Z

Event

5 mẹo quản lý sự kiện từ A đến Z

GPO- Hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra tốt đẹp, đòi hỏi những chuyên gia tổ chức, quản lý sự kiện giàu trải nghiệm, và có tinh thần chuyên nghiệp cao. Tùy vào từng hình thức sự kiện như lễ khánh thành, lễ khai trương hoặc họp báo, triển lãm – hội thảo, mà chuyên gia tổ chức sự kiện có những hình thức tổ chức khác nhau.

Tuy nhiên, bất cứ sự kiện nào cũng có nguy cơ xảy ra các sự cố sau:
– Sự kiện không thể bắt đầu bằng màn pháo hoa độc đáo như dự kiến.
– Khách mời dù đã nhận được thư mời nhưng không xuất hiện vào phút cuối cùng.
– Âm thanh, bố trí không gian, ánh sáng, vị trí chỗ ngồi và phần mở màn, tất cả đều trở nên hỗn loạn.

Những vấn đề này cho thấy làm việc đến phút cuối cùng không phải là lựa chọn trong ngành công nghiệp tổ chức sự kiện. Một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải là người bám sát theo kế hoạch và đáp ứng thời gian nghiêm ngặt.

ánh sáng tổ chức sự kiện

Chắc chắn bạn đã từng trải qua những sự cố kể trên trong suốt kinh nghiệm làm việc của mình. Bạn đã chăm chỉ và cố gắng cho sự kiện, nhưng đến cuối cùng bạn vẫn không thể đạt được kết quả mong muốn. Vì vậy, nếu bạn là một trong những chuyên gia tổ chức sự kiện như Golden Pen, hãy tham khảo những lời khuyên quản lý sự kiện sau:

Tip#1 – Lập kế hoạch và Kiểm soát

Lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện là hai nền tảng cơ bản để cho ra đời sự kiện thành công. Bạn cần phải cân nhắc cái gì, ai, tại sao và khi nào cho tất cả các khía cạnh của sự kiện. Khi thực hiện kế hoạch, hãy đặt ra những mong muốn thực tế đồng thời đề ra những mục tiêu lớn hơn. Hãy bắt đầu với:

  • Tạo ra một đội giỏi, tập hợp những thành viên với kỹ năng khác nhau để thực hiện agenda và lịch sự kiện.
  • Hiểu mong muốn của khách hàng và xác định các đối tượng mục tiêu
  • Tổng hợp giá và chuẩn bị ngân sách
  • Chuẩn bị thư mời và viết ra những nội dung cần chuẩn bị cho sự kiện
  • Đưa ra deadline để quản lý các hoạt động
  • Kiểm tra hoạt động liên tục để chắc chắn các hoạt động thực hiện đúng thời hạn

Tip#2 Bắt đầu hành động ngay

Đây là thời điểm bạn biến những nhiệt huyết của mình thành những ý tưởng độc đáo. Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn phải kiểm tra lại các điểm chính như thời gian, địa điểm và âm thanh. Trong giai đoạn này cần lưu ý,

  • Kiểm tra ngân sách, phải chắc chắn tất cả các hạn mục ngân sách đã được duyệt
  • Tiến hành chiến dịch quảng bá sự kiện trên mạng xã hội Twitter, Facebook, etc.
  • Truyền thông sự kiện đến phóng viên, chuẩn bị brochure, gửi thư thông báo, etc.
  • Giữ có những khách mời của bạn nhớ đến sự kiện bằng cách cập nhật thông tin trên mạng xã hội
  • Phối hợp với thành viên nhóm để chắc chắn kế hoạch vẫn diễn ra đúng thời hạn
  • Kế hoạch di chuyển, sắp xếp lịch vận chuyển (nếu có)
  • Đảm bảo các giấy phép của cơ quan quản lý địa phương.

Tip#3 Đẩy mạnh hoạt động trong 24-36 giờ trước sự kiện

Nếu bạn sử dụng hiệu quả quãng thời gian này, sự kiên của bạn sẽ diễn ra thành công. Kiểm tra lại tiến độ thực hiện kế hoạch, cộng tác với các bên liên quan, nhà tài trợ, người phát biểu, khách mời và thành viên tham gia trong team của bạn. Xác nhận các giấy phép về thực phẩm, pháo hoa, trang trí, etc. Việc cần làm trong 24-36 giờ,

  • Lên danh sách những khách mời đã xác nhận thư mời Lên danh sách các phụ kiện cần có như bút, bìa cứng, thẻ đeo, nước, brochure, etc.
  • Đảm bảo tất cả những hoạt động thực hiện đúng thời điểm, kể cả việc di chuyển.
  • Nhắc nhở khách mời VIP, và sắp xếp nhân sự hướng dẫn họ đến sự kiện
  • Xác nhận lại với địa điểm thực hiện về ánh sáng, trang trí nội thất, lễ tân, bảo vệ, etc.
  • Kiểm tra lại từng hạn mục trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

Tip#4 Làm sao để quản lý ngày cuối cùng?

Sau tất cả thời gian nỗ lực, bạn đang bước gần đến thời điểm thực hiện sự kiện. Đây là lúc kiểm tra lại tất cả hạng mục, chắc chắn rằng mọi thứ đã được hoàn thành đúng kế hoạch. Đừng phỏng đoán, hãy kiểm tra tất cả thật kỹ. Việc bạn cần làm trong ngày tổ chức sự kiện,

  • Đến địa điểm diễn ra sự kiện trước 1 tiếng cùng với nhóm thành viên và cộng tác viên
  • Kiểm tra tất cả các thiết bị điện tử và đảm bảo chúng hoạt động trong điều kiện tốt nhất (microphones, ánh sáng, loa, etc.)
  • Đặt bàn tiếp tân và hỗ trợ thanh lịch.
  • Phân bổ không gian để nhà tài trợ đặt banner của họ
  • Đảm bảo rằng máy chủ có tất cả thông tin khách mời VIP để tránh xảy ra sai sót
  • Thuê một nhiếp ảnh chuyên nghiệp để ghi hình những khoảnh khắc đặc sắc, hình ảnh banner nhà tài trợ và khách mời danh dự.
  • Xác nhận các chi tiết như thức ăn, nước uống và hoa, etc.

Tip#5 Kinh nghiệm sau sự kiện.

Khi sự kiện hoàn thành, bạn nhận thành quả cho những nỗ lực của mình, tuy nhiên vẫn còn rất nhiều điểm cần phải khắc phục. Vì vậy, sau mỗi hoạt động tổ chức sự kiện, bạn nên thực hiện đánh giá nội bộ. Gửi mẫu đánh giá và tổng hợp, và thu nhận ý kiến phản hồi từ các thành viên, từ đó đánh giá mức độ kỳ vọng và hiệu quả sự kiện của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có được thông tin giá trị để nuôi dưỡng kỹ năng quản lý và định hình các sự kiện trong tương lai dựa trên những phản hồi nhận được.

lễ kỷ niệm (14)

Quản lý sự kiện là một công việc khắc nghiệt, nơi sai lầm không được phép hiện hữu. Bất kể bạn đã mang bao nhiêu tự tin và kinh nghiệm quản lý, một sơ hở nhỏ trong bất kỳ giai đoạn nào kể trên cũng có thể kiến bạn rơi vào tình trạng khó xử. Để tránh những sai lầm ngớ ngẩn, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của trợ lý hoặc các phần mềm quản lý. Hãy xem xét những lời khuyên trên và tránh bất cứ sự không chắcv chắn nào khi tổ chức sự kiện.

Nguồn: GoldenPen

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *